5 dicas para manter a produtividade no trabalho

A produtividade é uma preocupação constante para qualquer profissional que deseja obter resultados positivos, se desenvolver na profissão e conquistar os objetivos.

Porém, vários acontecimentos podem ocorrer no cotidiano do trabalho, afetando a produção, diminuindo os retornos positivos e podendo prejudicar o trabalhador a longo prazo.

Principalmente para os trabalhadores autônomos, menor produtividade quer dizer menor retorno, principalmente financeiro. No caso da empresa, quando o colaborador tem menor produtividade, é ela quem experiencia o menor retorno.

Ser produtivo não significa trabalhar muito

Muitas pessoas têm a ideia errada de que trabalhar muito significa ser produtivo, o que realmente é o contrário. Quando uma pessoa trabalha muito, existe uma falta de gerenciamento de seu tempo.

Quando o tempo de trabalho não é gerenciado, diversos acontecimentos podem tirar a produtividade no trabalho. Se existe a sensação de que nunca há tempo suficiente para realizar as tarefas do trabalho, o essencial é parar e gerenciar melhor o tempo. Assim é possível evitar o desgaste físico e emocional e evitar a queda de produtividade.

Um dos principais motivos que fazem muitas pessoas se atrapalharem no trabalho e reduzir a produtividade é perder o controle emocional. Algumas situações de pressão e problemas no trabalho podem trazer o descontrole emocional, o que afeta muito a produtividade.

Nestas horas, o ideal é fazer uma pausa, respirar fundo e trabalhar para encontrar uma solução calmamente. Veja abaixo algumas dicas para se manter produtivo no trabalho!

5 dicas para manter a produtividade no trabalho

1. Organize as suas tarefas

O primeiro passo para aumentar e manter sua produtividade no trabalho é a organização. Organizar as suas tarefas consiste em definir níveis de urgência e prazos para elas. Desta forma, você consegue realizar suas tarefas sem atraso, além de saber quanto tempo precisará para realizar cada uma.

Existem pessoas que não renunciam à organização em agenda ou planejadores, mas outras pessoas preferem contar com a tecnologia a seu favor. São diversas plataformas e websites que contribuem com a produtividade profissional.

Estas proporcionam funções importantes, como organizar as tarefas, criar alertas para os prazos, compartilhar com outras pessoas que também estejam realizando esta tarefa, entre outros recursos.

Além disso, é importante ter metas para realizar suas tarefas, de acordo com a prioridade e seu ritmo de trabalho. Defina um horário razoável e possível para que você possa finalizar este trabalho. Você verá que a sensação de meta cumprida ajuda muito na produtividade.

2. Busque ferramentas para ajudar na produtividade

Como citamos no tópico anterior, busque ferramentas que irão te ajudar a realizar tarefas de forma mais fácil e otimizada. Podemos e devemos utilizar a tecnologia a nosso favor, utilizando aplicativos e softwares para nos ajudar nas tarefas diárias.

Por exemplo:
1. Ferramentas que ajudam na organização das tarefas: Todoist, Trello, Franz, Google Drive e outras;
2. Quando houver necessidade de enviar diversos arquivos grandes, comprima seus arquivos usando o Winrar para ficar mais fácil o envio. Além disso, você pode proteger os arquivos com senha para evitar que outras pessoas não autorizadas consigam ver o conteúdo;
3. Para organizar as suas atividades diárias, semanais e mensais, você pode contar com o Google Calendar, Calendly, entre outras;
4. Para agilizar e otimizar a comunicação interna, especialmente para quem trabalha em home office, as ferramentas são: Slack, Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, entre outras.

Se não confiar 100% na tecnologia para te ajudar na produtividade, mantenha cópias impressas de dados ou utilize outras formas de acessar informações necessárias para seu trabalho.

3. Evite se sobrecarregar

Realizar uma tarefa de cada vez apresenta melhor produtividade e melhores resultados. O neurocientista Earl Miller afirma que o cérebro humano não é feito para a multitarefa, pois o excesso de informações pode reduzir o desempenho e a produtividade.

Às vezes, as pessoas acham que conseguem fazer diversas coisas ao mesmo tempo, mas podem estar negligenciando as tarefas, não dando a atenção necessária e dedicação suficiente para realizar com perfeição. Por isso, realize uma tarefa por vez, mantendo sempre sua produtividade.

4. Anote!

Nunca se sabe quando a inspiração para a resolução daquele problema pode bater, então manter um bloco de notas próximo a você pode aumentar sua produtividade. Você pode deixar lembretes com informações importantes, pode rabiscar ideias e sugestões para diversas tarefas, mesmo se a inspiração te ocorrer em outro momento.

O celular é uma ótima opção para deixar lembretes, com a possibilidade de adicionar alarmes em determinados períodos, e estará o tempo todo com você, mesmo fora da empresa. Para quem prefere as notas manuscritas, blocos de notas autocolantes coloridos podem ajudar a chamar atenção para as informações escritas, além de possibilitar fixar em qualquer lugar.

5. Descanse

É importante que o trabalhador faça pausas, pois manter o foco por muito tempo acaba bloqueando a fluidez de seus pensamentos. Tire pausas para o café, ler algumas notícias, dar pequenas caminhadas, realizar refeições ou realizar tarefas pessoais.

Estas ações promovem o relaxamento, aumenta a oxigenação da mente, ajudando a manter a produtividade no trabalho.

Como você viu, não existe uma fórmula para seguir, mas uma série de fatores que contribuem com o rendimento no trabalho. O importante é saber selecionar o que se encaixa melhor à realidade do seu trabalho.

Lembre-se de que a disciplina é essencial para manter a produtividade no trabalho e isso inclui também o momento de descansar.